Que la mesa de contratación diga que tu oferta es la mejor no significa que ya tengas el contrato: un contrato público no existe hasta que se formaliza, es decir, hasta que se firma (artículo 36.1 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público). Entre medias hay tres pasos con plazos cortos, y fallar en uno puede costarte el contrato y una penalidad. Lo que sigue vale para el procedimiento abierto, el más habitual; los contratos menores van aparte.
1. El requerimiento: diez días hábiles para demostrar lo que declaraste
Al presentarte bastó con declarar que cumplías, en el DEUC o en la declaración responsable del pliego. Cuando el órgano de contratación acepta la propuesta de la mesa, te requiere que lo demuestres en diez días hábiles, contados desde el día siguiente a recibir el requerimiento (artículo 150.2). Te pedirán:
- Los justificantes de lo que declaraste, si no los habías aportado: que tu empresa puede contratar y quien firma tiene poder para hacerlo, tu solvencia o tu clasificación, y que no estás en prohibición de contratar (artículo 140.1). Para esto último suelen pedir los certificados de estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social, porque no estarlo es una prohibición (artículo 71.1.d). Si te apoyaste en la solvencia de otras empresas, también los suyos.
- Que tienes los medios que te comprometiste a dedicar al contrato: personal, maquinaria, instalaciones (artículo 76.2).
- La garantía definitiva: el 5 % del precio que ofertaste, sin IVA, salvo que el pliego te exima (artículo 107.1). Cómo se constituye, en la guía de garantías.
Si estás inscrito en el ROLECE, no tienes que presentar los documentos de lo que ya consta allí (artículo 140.3). En el procedimiento abierto simplificado el plazo se acorta a siete días hábiles desde el envío de la comunicación (artículo 159.4.f).
Si no lo presentas todo, y bien, a tiempo, se entiende que retiras tu oferta: te reclaman un 3 % del presupuesto base de licitación, sin IVA, como penalidad, y el requerimiento pasa a la siguiente empresa de la lista (artículo 150.2). Si hubo dolo, culpa o negligencia, además puede acabar en una prohibición de contratar (artículo 71.2.a).
2. La adjudicación
Con la documentación correcta, el órgano de contratación adjudica en los cinco días hábiles siguientes (artículo 150.3). La resolución tiene que estar motivada, se notifica a todos los licitadores y se publica en el perfil de contratante en quince días; la notificación dice en qué plazo se firmará el contrato (artículo 151).
¿Cuánto puede tardar todo desde que se abren las ofertas? Si solo cuenta el precio, la adjudicación tiene que llegar en quince días; con varios criterios, en dos meses, salvo que el pliego fije otro plazo. Se amplían quince días hábiles si hubo que justificar una oferta anormalmente baja. Si se pasan, puedes retirar tu oferta y recuperar la garantía provisional (artículo 158).
Los demás licitadores pueden recurrir la adjudicación: en los contratos que admiten el recurso especial, tienen quince días hábiles desde el día siguiente a la notificación (artículo 50.1.d).
3. La formalización: la firma del contrato
El contrato se firma en un documento administrativo que tiene que ajustarse exactamente a las condiciones de la licitación; si quieres, puedes pedir que se eleve a escritura pública, pagando tú los gastos (artículo 153.1). Los plazos dependen de si cabe recurso especial (artículo 153.3):
- Si cabe, no se puede firmar antes de que pasen quince días hábiles desde que se envía la notificación de la adjudicación. Pasado ese plazo sin un recurso que suspenda la firma, te requieren y tienes cinco días para firmar. Son días naturales: la ley cuenta así los días salvo que diga «hábiles» (disposición adicional duodécima).
- Si no cabe, la firma tiene que hacerse en los quince días hábiles siguientes a la notificación de la adjudicación.
Si no firmas a tiempo por causa tuya, te reclaman un 3 % del presupuesto base de licitación, sin IVA, que se cobra primero de la garantía definitiva, y el contrato se adjudica a la siguiente empresa (artículo 153.4). Si el retraso es culpa de la Administración, tiene que indemnizarte (artículo 153.5). Y no se puede empezar a trabajar antes de firmar, salvo en una emergencia o en un contrato basado en un acuerdo marco (artículo 153.6).
4. Mientras dura el contrato
- Tendrás un interlocutor: el órgano de contratación designa un responsable del contrato, que supervisa la ejecución y da las instrucciones (artículo 62.1); en obras, es la dirección facultativa (artículo 62.2).
- Cumple los plazos: si te retrasas por causa tuya, pueden resolver el contrato o imponerte penalidades diarias de 0,60 euros por cada 1.000 euros del precio, sin IVA, salvo que el pliego fije otras (artículo 193.3). Todo sobre las penalidades.
- Factura bien y a tiempo: la Administración tiene treinta días para dar la conformidad a lo que entregas y otros treinta para pagarte; si se retrasa, te debe intereses de demora, siempre que hayas presentado la factura en el registro que toca, como FACe (artículo 198.4). Si la demora pasa de cuatro meses, puedes suspender el contrato avisando con un mes; si pasa de seis, puedes resolverlo (artículos 198.5 y 198.6). Lo que tarda de verdad cada ayuntamiento, en la guía del plazo medio de pago.
5. Al acabar: la recepción y la devolución de la garantía
Cuando entregas, la Administración tiene que dar su conformidad en un acto formal dentro del mes siguiente, o en el plazo que fije el pliego (artículo 210.2). Desde entonces corre el plazo de garantía del contrato (artículo 210.3). Si pasa sin problemas, te devuelven la garantía definitiva: el acuerdo tiene que llegar en dos meses desde que acaba ese plazo, y si se retrasan por su causa, te deben el interés legal del dinero (artículo 111.2).
Cómo prepararte antes de presentar la oferta
- Ten los papeles al día: escrituras, poderes, justificantes de solvencia y los certificados de Hacienda y de la Seguridad Social. Con diez días hábiles no hay margen para pedirlo todo de cero.
- Habla antes con tu banco o tu aseguradora si vas a dar la garantía con aval o seguro de caución: tardan días en emitirlos.
- Inscríbete en el ROLECE: te ahorra presentar buena parte de los documentos.
- Vigila las notificaciones: llegan por medios electrónicos, y los plazos pueden empezar a contar desde que se envían (disposición adicional decimoquinta).
Y para elegir a qué contratos presentarte, mira quién gana en tu sector y tu provincia, y con qué rebaja.