El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, el ROLECE, guarda los datos que demuestran que tu empresa puede contratar con la administración, para que no tengas que aportarlos en cada licitación. Depende del Ministerio de Hacienda (artículo 337 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público) y sirve ante cualquier órgano de contratación del sector público.
Qué se inscribe en él
- Tu personalidad y capacidad de obrar, si eres una sociedad.
- Tus representantes y apoderados, con lo que pueden firmar.
- Las autorizaciones o habilitaciones profesionales que pida tu actividad.
- Tu solvencia económica y financiera.
- Tu clasificación como contratista, si la tienes: se inscribe sola (artículos 81 y 338).
Los cuatro primeros los inscribes tú, si quieres (artículo 339): la inscripción es voluntaria (artículo 342), salvo en el caso que verás más abajo.
Qué te ahorra
Lo que consta en el ROLECE vale ante todos los órganos de contratación, salvo prueba en contrario: tu personalidad, capacidad, representación, habilitación, solvencia y clasificación (artículo 96.1). En la práctica:
- No tienes que presentar los documentos de lo que ya está inscrito (artículo 140.3). Si ganas, el órgano lo comprueba en el registro en lugar de pedirte escrituras y poderes.
- En el DEUC indicas que estás inscrito, y basta con rellenar lo que no conste en el registro.
- Puedes pedir un certificado de tus datos, también electrónico (artículo 96.3).
Las comunidades autónomas pueden tener su propio registro de licitadores. Estar inscrito en uno de ellos sirve ante esa comunidad y ante las entidades locales de su territorio (artículos 96.2 y 341.3); el ROLECE sirve ante todas.
Cuándo es obligatorio: el procedimiento abierto simplificado
El abierto simplificado es el procedimiento habitual para contratos medianos, y en él todos los licitadores deben estar inscritos en el ROLECE (o, cuando corresponda, en el registro de su comunidad) en la fecha final de presentación de ofertas (artículo 159.4.a). Si aún no lo estás, también vale haber presentado la solicitud de inscripción, con la documentación necesaria, antes de esa fecha: lo demuestras con el acuse de recibo del registro y una declaración responsable de que aportaste la documentación y no te han pedido corregirla.
Después, la mesa de contratación comprueba en el registro que la empresa está bien constituida, que quien firma tiene poder y que tiene la solvencia o la clasificación que se pide (artículo 159.4.f). Si te presentaste con la solicitud en trámite, te pedirá los documentos.
Cómo inscribirte
- Ten a mano tu certificado electrónico o tu DNI electrónico: la solicitud se hace por la sede electrónica del Ministerio de Hacienda, ante la Dirección General del Patrimonio del Estado. No tiene tasa.
- Reúne la documentación (artículo 17 del Real Decreto 817/2009): la escritura de constitución y sus modificaciones, si eres una sociedad, o tu DNI y la documentación de tu actividad si eres autónomo; los nombramientos de administradores y los poderes para contratar con el sector público, y las cuentas anuales del último ejercicio depositadas en el Registro Mercantil (o tus libros de contabilidad, si no estás obligado a inscribirte en él).
- Pide primero la inscripción de tu personalidad y capacidad: el resto (representantes, habilitaciones, solvencia) se inscribe a la vez o después (artículo 17.3).
- Cuenta con tiempo: Hacienda tiene tres meses para resolver, y si no lo hace puedes considerarla denegada (artículo 17.7). Por eso conviene pedirla mucho antes de la licitación que te interesa; si no llegas, recuerda que en el abierto simplificado vale la solicitud presentada antes del plazo.
Después, mantenlo al día
Debes comunicar al registro cualquier cambio en tus datos (artículo 343.1): un administrador nuevo, unos poderes que caducan, otra dirección. Si no lo haces, la inscripción puede quedar en suspenso, y no comunicarlo mediando culpa puede acabar en una prohibición de contratar (artículo 71.1.e). Si inscribiste tu solvencia económica, tienes que actualizarla cada año con una declaración sobre tus últimas cuentas anuales (artículo 18.1.d del Real Decreto 817/2009); si pasan tres años sin actualizar tu volumen de negocios, pueden cancelarlo de oficio (artículo 16.5).
El registro es público: cualquiera puede consultarlo identificándose (artículo 344). Si además vas a hacer obras de cierto tamaño, te interesa la clasificación de empresas, que se inscribe sola en el ROLECE. Y para saber qué solvencia te pedirán, la guía de solvencia económica y técnica.