Si trabajas para una administración, cobrar empieza por facturar bien: en el registro que toca, con los códigos del destinatario y a tiempo. Lo regulan la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
Quién tiene que usar la factura electrónica
Cualquier proveedor puede enviar factura electrónica a la administración, y estas empresas están obligadas a hacerlo a través del punto general de entrada que corresponda (artículo 4.1 de la Ley 25/2013):
- las sociedades anónimas y las sociedades limitadas;
- las uniones temporales de empresas;
- las entidades sin nacionalidad española y los establecimientos permanentes y sucursales de no residentes;
- las agrupaciones de interés económico y varios tipos de fondos.
Si eres autónomo, no estás obligado, aunque puedes usarla. Y cada administración puede eximir de la obligación las facturas de hasta 5.000 € (artículo 4.1): mira lo que dice la tuya.
Dónde se presenta: FACe y los demás puntos de entrada
El Estado, cada comunidad autónoma y las entidades locales tienen un punto general de entrada de facturas electrónicas, y los ayuntamientos pueden usar el de su diputación, el de su comunidad o el del Estado (artículo 6). El del Estado es FACe, al que se han adherido muchas comunidades y ayuntamientos. Al presentar la factura recibes un acuse con la fecha y la hora, y puedes consultar en qué punto está.
La factura tiene que ir en formato estructurado (Facturae) y firmada con firma electrónica avanzada o con un sello electrónico de la empresa (artículo 5).
Los tres códigos que no pueden faltar
El pliego tiene que decir qué órgano lleva la contabilidad, cuál es el órgano de contratación y quién es el destinatario, y esos datos deben constar en la factura (disposición adicional trigésima segunda de la Ley 9/2017). En FACe se llaman oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora, y cada uno tiene su código del directorio DIR3. Si no coinciden, pueden rechazarte la factura, y el plazo de pago no corre hasta que la presentes bien: cópialos del pliego o pídeselos al responsable del contrato.
Cuándo te tienen que pagar
- Presentas la factura en el registro en los treinta días siguientes a la entrega o al servicio (artículo 3 de la Ley 25/2013 y artículo 198.4 de la Ley 9/2017).
- La administración tiene treinta días desde la entrega o el servicio para aprobar la certificación o el documento de conformidad.
- Y otros treinta desde esa aprobación para pagarte. Si se retrasa, desde entonces te debe intereses de demora y una indemnización por los costes de cobro, según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad (artículo 198.4).
Si presentas la factura tarde o mal, los intereses no empiezan a contar hasta treinta días después de presentarla bien.
Si no te pagan
- Pasado el plazo, reclama por escrito el pago y los intereses. Si en un mes no te contestan, se entiende reconocido que la deuda ha vencido y puedes ir al recurso contencioso-administrativo, pidiendo como medida cautelar el pago inmediato; si te dan toda la razón, la administración paga las costas (artículo 199).
- Con más de cuatro meses de retraso puedes suspender el contrato, avisando con un mes de antelación; con más de seis, puedes resolverlo y pedir que te indemnicen los perjuicios (artículo 198.5 y 6).
Antes de presentarte, mira cuánto tarda en pagar de verdad cada ayuntamiento: lo explicamos en la guía del plazo medio de pago, y cada ficha de ayuntamiento trae el suyo.